Dirección de Proyectos y Filantropía
Gestión en las Unidades Académicas
¿Qué debe hacer la Unidad al interior?
Se sugiere que la Unidad realice las siguientes acciones con el fin de optimizar la gestión de fundraising
Definir responsabilidad y estructura del tema, al interior de la unidad, la máxima autoridad debe estar comprometida.
- Definir una estrategia para la gestión de donaciones
- Formación de una estructura permanente
- Definir la frecuencia de reuniones de este tema
- Conocimiento y supervisión del decano ( comprometido)
- Definir quién controla los procedimientos de información
- Desarrollar charlas de información a los académicos sobre temas legales y franquicia tributaria de las leyes de donaciones.
- Vinculación con unidad central.
Generación de procedimientos para creación y resguardo de su información.
- Recopilación información histórica y actual de los donantes
- Montos donados
- A qué proyecto
- Quien hizo el contacto desde la facultad
- Empresa o persona Natural donante,
- Quien es el contacto en la empresa
- Registrar Informes de avance entregado al donante
- Registrar los agradecimientos realizados al donante
- Mantención de información de proyectos vigentes e históricos
- Mantener un registro de los proyectos históricos desarrollados con donaciones
- Mantener un registro de los actuales proyectos requeridos
- Mantener un registro de los encargados por proyecto, históricos y actuales
- Mantener un programa de agradecimiento y fidelización a los actuales donantes ( ver aspectos claves)
Actualización sistemática de bases de datos ex alumnos y mantenerlos vinculados permanentemente a través de diferentes acciones.
- Disponer de la base de datos de ex alumnos de la facultad ( existe una central)
- Mantener esta base de datos lo más actualizada posible
- Revisar y definir la información requerida, áreas de interés, empresas, cargos, etc.
- Ubicar a los ex alumnos en las áreas de negocios y empresas
- Definir una estrategia para mantener la comunicación con los egresados
- Buscar la forma de recibir opiniones y sugerencias de ellos
- Preguntarles bajo qué circunstancias donarían a la Universidad
- Elaborar algún boletín periódico:
- Para dar a conocer lo que ocurre en la facultad
- Difundir artículos de interés
- Dar a conocer avances de los proyectos
- Invitar a participar
- Definir actividades a realizar y la frecuencia
- Comidas anuales
- Comidas por generaciones
- Invitación a desayunos
- Invitaciones a charlas y temas de actualidad
- Invitar a que ellos den su testimonio a actuales alumnos
- Reunirlos en grupos con otros ex alumnos por temas y charlas de interés
- Rendir homenajes
- Presentar Proyectos
- Invitar a actividades de extensión
Conocer a los actuales alumnos y generar fidelizacion de largo plazo, e investigar vinculos de estos con potenciales donantes.
- Conocer a los padres de los alumnos.
- Intentar establecer un puente con los padres.
- Invitarlos a dar charlas a los alumnos según su expertise.
- Conocer a sus alumnos, interactuar con ellos.
- Invertir en una relación de largo plazo con los alumnos.
- No poner el foco en la urgencia, la filantropía es un ciclo de largo plazo.
- En los jóvenes la filantropía es más altruista.
Coordinación con Dirección de Proyectos y Filantropía
Es fundamental que haya una necesaria coordinación con nuestra dirección, para recibir e integrar información de gestiones que se estén realizando con posibles donantes.
Con ello se espera evitar una incómoda desinformación frente al donante, ante eventual duplicidad en las solicitudes por parte de otros estamentos de la Universidad, a la vez se les puede informar si ese donante ya ha sido contactado en el corto plazo, o bien, obtener información de los proyectos donde el ya ha donado. Esto no es para limitar la gestión sino por el contario, para facilitarla.
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